10 ข้อคำนึงถึงระบบบัญชี

10  ประการที่ต้องคำนึงในการวางระบบบัญชีและการควบคุมภายใน

          ในบางครั้งผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการอาจจะเกิดข้อข้องใจในการวางระบบบัญชีและการควบคุมภายในว่าในการวางระบบบัญชีจะก่อให้เกิดผลกระทบอย่างไรต่อกิจการ หรือบางครั้งมีการวางระบบบัญชีที่วางโดยให้บุคคลภายนอกที่เป็นที่เป็นรูปของบุคคลธรรมดาหรือองค์กรต่างๆแล้วแต่ ระบบต่างๆยังคงไม่สามารถที่จะใช้งานได้อย่างเต็มที่ หรือก่อนที่จะทำการวางระบบบัญชีควรจะคำนึงถึงอะไรบ้าง
หรือเมื่อวางระบบแล้วควรจะได้อะไรบ้าง ซึ่งข้อข้องใจต่างๆมักเกิดกับคนส่วนใหญ่ ดังนั้นจึงเขียนบัญญัติ 10 ประการที่ผู้วางระบบบัญชี, ผู้บริหาร และเจ้าของกิจการควรจะต้องคำนึงและพิจารณา ถึงก่อนที่จะตัดสินใจทำการวางระบบบัญชี หรือจะทำการปรับปรุงใดๆ มีผลกระทบเกี่ยวกับการทำงานไม่ว่าการปรับปรุงนั้นจะเรียกว่าอย่างไรตามศัพท์ที่บัญญัติขึ้นไม่ว่าใหม่หรือเก่าก็ตาม

          1. อย่าทำการวางระบบบัญชีหรือปรับปรุงใดๆเกี่ยวกับการทำงานตามแฟชั่นหรือตามอย่างผู้อื่น โดยไม่มีความมุ่งมั่นและมีความปรารถนาตั้งใจจริง เนื่องจากการทำระบบการทำงานจะต้องมีความครบถ้วนถูกต้องของรายการที่เกิดขึ้น และการที่สามารถตรวจสอบหรือมีการสอบยันได้ในภายหลัง การกระทำการใดๆที่เป็นการหลีกเลี่ยงการบันทึกรายการบัญชีด้วยวัตถุประสงค์ใดๆก็ตามเป็นการเสี่ยงต่อความสูญเปล่าทั้งความพยายาม, ความตั้งใจ, เวลา และทรัพย์สินเงินทอง เนื่องจากจะได้ข้อมูลที่ไม่ตรงกับความเป็นจริงเพื่อใช้ในการบริหารงาน

      2. การวางระบบบัญชีที่ดีนั้นจะต้องมีการสอดคล้องไปกับธรรมชาติของการทำงานและการดำเนินธุรกิจที่เป็นจริง ระบบต่างๆที่มีการสร้างขึ้นมาจะต้องไม่เป็นการขัดขวางต่อการดำเนินงานแต่ไม่ทำให้เกิดการผิดผลาดได้อย่างง่ายดาย และผู้ที่เป็นผู้ใช้งานข้อมูล, ผู้บริหาร, หรือเจ้าของกิจการ ควรจะรู้ความต้องการของตนเองก่อนที่จะให้ผู้วางระบบบัญชีทำการวางระบบบัยชีเพื่อให้การวางระบบสามารถรองรับความต้องการของผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการได้ 

          3. ระบบัญชีที่มีการควบคุมภายในอย่างดีเยี่ยมสามารถป้องกันทุจริตอย่างได้ผลในทุกเรื่อง อาจไม่ใช่ระบบบัญชีที่ดีที่สุดเสมอไป แต่ระบบบัญชีที่ดีนั้นหมายถึงระบบบัญชีที่มีความสอดคล้องกับการทำงานและมีการควบคุมภายในที่เหมาะสมกับ สภาพการดำเนินธุรกิจและขนาดของกิจการนั้นๆ รวมถึงจะต้องสอดคล้องต่อนโยบายในการดำเนินกิจการด้วย และพึงระลึกไว้อยู่เสมอว่าระบบบัญชีและการควบคุมภายในที่เหมาะสมใช้งานได้ดีในกิจการแบบเดียวกันแห่งหนึ่ง อาจไม่สามารถใช้ได้ดีกับอีกแหน่งหนึ่งได้ เช่นเดียวกับระบบบัญชีที่ใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพในกิจการประเภทเดียวกันที่ภูมิภาคหนึ่งอาจไม่

ามารถใช้ได้ อย่างมีประสิทธิภาพในกิจการประเภทเดียวกันที่อยู่ในภูมิภาคอื่นได้เนื่องจากสภาพแวดล้อมของการดำเนินธุรกิจ แต่ละแห่งรวมถึงประเพณีขนบธรรมเนียมและสภาพการดำเนินชีวิตของผู้คนในแต่ละภูมิภาคนั้นๆที่แตกต่างกัน

          4. ระบบบัญชีที่ดีจะต้องมีการเสนอรายงานตามระยะเวลาที่เหมาะสม การเสนอรายงานบางอย่างช้าเกินกว่าที่ควรจะเป็นแม้เพียงชั่วเวลาเดียวคุณค่าของรายงานอาจจะเหลือเท่ากับศูนย์ หรือรายงานที่มากไปจะก่อให้เกิดการสับสนและแบ่งแยกความสนใจในรายงานที่สำคัญไป

          5. ควรเลิกเชื่อว่าระบบบัญชีและการทำงานต่างๆควรจะกำหนดหรือวางรูปแบบมากจากฝ่ายบัญชีหรือนักบัญชี หรือ หน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง แต่การวางระบบบัญชีมีความจำเป็นต้องใช้ศิลปและศาสตร์หลายแขนงไม่ใช่เฉพาะแต่บัญชี ดังนั้น ระบบบัญชีที่ดีจะต้องเกิดขึ้นโดยกลุ่มคนที่ปฏิบัติงานมิใช่เกิดจากการวางระบบบัญชีโดยนักบัญชี  ที่ดีและเหมาะสมกับกิจการจะต้องเกิดจากการรวมตัวของแผนกต่างๆในบริษัท และนักบัญชีที่มีประสบการณ์ในการทำงานเกี่ยวกับบัญชีอย่างดีทั้งบัญชีการเงิน, บัญชีบริหาร, บัญชีต้นทุน, และบัญชีภาษีอากร โดยฝ่ายบัญชีหรือว่าผู้วางระบบบัญชีอาจเป็นเพียงส่วนหนึ่งในทีม ฝ่ายบัญชีหรือผู้วางระบบอาจเป็นเพียงผู้เสนอรูปแบบขั้นต้น ติดตามผลและรวบรวมจัดทำระบบทางเดินเอกสาร และรูปแบเบบเอกสารที่สามารถใช้งานได้ เป็นคู่มือระบบบัญชีและการปฏิบัติงาน ซึ่งถ้าเป็นลักษณะนี้ ผู้วางระบบบัญชีหรือฝ่ายบัญชีจะต้องมีคุณสมบัติเพิ่มเติมคือจะต้องเป็นผู้มีใจกว้างที่จะยอมรับคำแนะนำหรือ ข้อขัดแย้งจากผู้อื่นและจะต้องได้รับการยอมรับจากทุกๆฝ่ายโดยเฉพาะผู้บริหารสามารถประสานงาน และอธิบายเหตุผลต่างๆได้อย่างชัดเจน กรณีที่ฝ่ายบัญชีไม่มีคุณสมบัติเพียงพออาจต้องพึ่งพอ บุคคลภายนอกที่มีคุณสมบัติมาชดเชย

           6. ไม่มีระบบบัญชีใดๆที่สามารถใช้ได้ตลอดไปโดยไม่มีการปรับปรุงให้เหมาะสมตามระยะเวลา เนื่องจากระบบบัญชีและการควบคุมภายในต่างๆเกิดจากการสร้างสรรค์โดยคน เมื่อมีการใช้งานไประยะเวลาหนึ่งจะมีการเรียนรู้ถึงจุดอ่อนต่างๆ ที่เกิดขึ้นโดยผู้ปฏิบัติงาน ซึ่งจะทำให้ประสิทธิภาพของระบบลดลง ดังนั้นจึงควรมีการประเมินเป็นระยะๆว่าระบบบัญชีนั้นยังคงเหมาะสมที่จะใช้ในการปฏิบัติต่อไปหรือไม่หรือถึงเวลาที่จะต้องทำการปรับปรุงให้เหมาะสม

             7. ระบบบัญชีและการควบคุมภายใน ที่จะกล่าวถึงในต่อๆไป จะเป็นแนวทางที่จะประยุกต์ใช้ในการทำงานเกี่ยวกับการวางระบบบัญชีและการควบคุมภายใน แต่ดังที่กล่าวไว้ในข้อ 3) ว่าระบบบัญชีที่ดีที่สุดไม่ใช้ระบบที่มีการควบคุมภายในที่ดีที่สุดอีกทั้งใสภาพการดำเนินธุรกิจปัจจุบันการแข่งขันสูง ดังนั้นการลดขั้นตอนการดำเนินการเพื่อให้กิจการดำเนินธุรกิจ หรือสามารถบริการลูกค้าได้ไปรวดเร็วมีความจำเป็นอย่างยิ่งยวด อาจทำให้เกิดความจำเป็นที่จะต้องตัด หรือลัดขั้นตอนบางอย่างหรืออาจก่อให้เกิดการบกพร่องในการควบคุมภายในบางประการ ซึ่งการบกพร่องหรือความจำเป็นในการแข่งขันนั้นๆ อาจ

8. การใช้ระบบเทคโนโลยีและวิทยาการเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์และสารสนเทศ ที่จะช่วยในการทำงานและลดข้อบกพร่องบางประการ ที่อาจเกิดขึ้นตามข้อ 7) ควรคำนึงถึงความเหมาะสมและความคุ้มค่าของการลงทุนต่างๆด้วย

         9. ไม่มีระบบบัญชีใดๆ ที่สำเร็จรูปเช่นเดียวกับซอฟแวร์บัญชีที่เหมาะสมกับกิจการทุกกิจการ ดังนั้นการวางระบบบัญชีจะต้องใช้เวลาในการติดตามผลและแก้ไขระบบบัญชีและเอกสารทีจัดทำในขั้ต้นให้เหมาะสมกับการทำงานของกิจการเพื่อให้พนักงานทำความเข้าใจและทดสอบการทำงานของระบบบัญชีอย่างน้อยหนึ่งไตรมาส หรือนานกว่านั้นก่อนทำเป็นคู่มือระบบบัญชีเพื่อใช้ในการอ้างอิงต่อไป เนื่องจากสภาพการดำเนินธุรกิจในบางประเด็นปัญหาอาจเกิดจากความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของผู้ใช้ของมูล หรือผู้บริหารหรือเกิดจากสภาพการดำเนินธุรกิจที่เปลี่ยนไป หรือบางครั้งอาจเกิดปัญหาในรายละเอียด ในการปฏิบัติงานขึ้นในภายหลัง ซึ่งอาจต้องมีการปรับปรุงระบบบัญชีและเอกสารให้เหมาะสม ซึ่งการปรับปรุง จะต้องมีการกระทำร่วมกับผู้ใช้ข้อมูลหรือผู้ปฏิบัติงาน

          10. ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการควรจะมีการประเมินความเสี่ยงที่สามารถยอมรับได้ของการบกพร่องต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น ว่าสามารถรับได้ที่จุดใด เมื่อเทียบกับการลงทุนที่จะเกิดขึ้นรวมถึงความพึงพอใจจากลูกค้า ที่สามารถได้รับบริการที่เร็วขึ้น และการทำงานได้อย่างรวดเร็วของพนักงานภายในกิจการ ถ้าประเมินแล้วมีความเสี่ยงมากกว่าที่ยอมรับได้อาจจะต้องมีการปรับปรุงแก้ไขระบบบัญชีและการควบคุมภายในใหม่

ขอบคุณที่มา : คุณนิพนธ์  กาญจนพิพัฒน์กุล